WebMeeting et Méthode de travail

Avant le premier WebMeeting, définissons nos méthodes de travail.

La première phase concerne la mise en place des outils de travail et un temps d’analyse des données statistiques existantes. Ce temps peut être de 1 à 8 semaines suivant les établissements. Cette prestation est incluse dans notre contrat de service.

Tout d’abord, l’état des lieux

Dans un premier temps, nous convenons d’un rendez-vous dans votre établissement avec la personne en charge de la gestion des tarifs et des réservations. Les objectifs de cet entretien sont multiples:

  • Faire connaissance avec votre équipe
  • appréhender le niveau de digitalisation de l’établissement.
  • Découvrir le qui fait quoi dans l’établissement concerné
  • Récupérer toutes les données statistiques existantes (fichier csv , xlsx ou autres)
  • Mettre en place les outils collaboratifs nécessaires : Logiciels de WebMeeting , Google Drive, OneDrive, etc)
  • Convenir des meilleures méthode de communication entre 2 WebMeeting (téléphone, email, etc…).

Compter au minimum 2 heures de rendez-vous.

Puis la préparation des outils

Puis, la deuxième étape : elle concerne essentiellement digital-hotel.fr. Il s’agit de la phase de préparation de tous les supports de travail et de l’agrégation en bases de données de toutes les statistiques disponibles. Dès cette étape franchie, nous conviendrons d’un nouveau rendez-vous dans votre établissement pour installer les fichiers de travail ainsi que pour former les équipes à l’envoi des rapports nécessaires (pick-up, segmentation, prévisionnels, etc…). Cette formation sera documentée quant à la méthodologie de chaque rapport.

Et enfin, le début de l’activité

Une fois ces deux étapes franchies, nous conviendrons ensemble de la fréquence d’envoi des rapports et de la fréquence de nos WebMeeting. Idéalement, les rendez-vous seront à date fixes (exemple : tous les 1ers et 3èmes Mardi du mois à 14h) en fonction de nos calendriers respectifs.

Avant un WebMeeting efficace, l’hôtel nous enverra 24h auparavant un certains nombre de rapports qui seront analysés et commentés pendant le WebMeeting . Ce WebMeeting se fera via une application logicielle de partage d’écran + une communication téléphonique. Ce
WebMeeting peut se faire à partir de tout PC fixe ou portable. Les seuls impératifs sont d’avoir un endroit au calme pendant la durée de cette conférence ainsi que d’un accès internet et une ligne téléphonique.

Outre la revue des différents rapports, les objectifs essentiels sont de revoir les points suivants:

  • Niveaux tarifaires par jour, en fonction des objectifs, du potentiel, etc…
  • Des restrictions à mettre en place sur les périodes de forte demande (séjour minimum, fermeture de ventes par canal, etc.),
  • Ouverture ou fermeture de différents canaux de vente,
  • Actions de Digital Marketing à mettre en place sur des dates spécifiques

Enfin, à l’issue de chaque WebMeeting digital-hotel.fr vous fera parvenir un compte rendu de réunion, avec les points à actionner, un rappel des décisions prises et les rapports analysés.

Les rapports de fins de mois

A chaque fin de mois et avant le 15 du mois suivant, un compte rendu d’activité complet vous sera envoyé. Il comprendra notamment:

  • Les chiffres d’affaire réalisés commentés (segmentation Vs N-1 et Vs Budget et Vs Prévisionnel, CA par Tarif, CA Hébergement par canal de distribution, CA total par canal de distribution, etc.).
  • Les statistiques les plus utiles (Lead time, nationalités, durées de séjour, etc…).
  • Un récapitulatif des actions menées et les résultats obtenus (Pricing, stratégie tarifaire ou Digital Marketing).
  • Un point sur la e-réputation (indices Google, Tripadvisor, etc…).
  • Mais aussi une revue de presse professionnelle, pour connaître les dernières tendances.

Les plus de digital-hotel.fr

Enfin une bonne nouvelle : les outils utilisés sont entièrement gratuits et ne nécessitent pas de ressources supplémentaires. Citons:

  • Calendrier des événements interactifs (exemple de calendrier avec Google Agenda).
  • Fichiers de travail Microsoft Office ou PDF.
  • Partage de données sur le Cloud (Google Drive ou OneDrive).
  • WebMeeting via Teamviewer ou Skype.
  • Les fichiers mis en place seront accompagnés d’un mode d’utilisation personnalisé.